Suivi de Dossiers en Temps Réel
Gardez le contrôle total sur vos créances avec notre plateforme de suivi personnalisée. Chaque action, chaque contact, chaque paiement : visualisez l'avancement de vos dossiers 24h/24 grâce à notre call center dédié.
Notre plateforme de suivi en ligne
Le suivi de dossiers de recouvrement est au cœur de notre service. Notre plateforme digitale vous offre une visibilité complète sur chaque créance confiée à notre call center. Fini les appels répétitifs pour obtenir des informations : tout est accessible en un clic.
Chaque interaction avec votre débiteur est horodatée et documentée : appels téléphoniques, emails, courriers, SMS, promesses de paiement. Vous savez exactement où en est chaque dossier à tout moment, sans avoir à contacter notre équipe.
L'avis de l'expert
Murielle Cohen, Directrice du Call Center« La transparence est notre valeur cardinale. Nos clients nous confient leurs créances et ont le droit de savoir exactement ce que nous faisons pour les récupérer. Notre plateforme de suivi a été conçue pour répondre à ce besoin fondamental de visibilité et de contrôle. En moyenne, nos clients consultent leur tableau de bord 3 fois par semaine. »
Pourquoi le suivi de dossiers est crucial ?
Un suivi rigoureux des dossiers de recouvrement n'est pas un luxe, c'est une nécessité absolue pour optimiser votre trésorerie. Sans visibilité claire sur vos créances, vous naviguez à vue et prenez des décisions sans données fiables.
Les risques d'un mauvais suivi
- Prescription des créances : Sans suivi, vous risquez de dépasser les délais légaux (5 ans pour les créances commerciales)
- Perte de temps : Relances redondantes ou absence de relances sur des dossiers prioritaires
- Mauvaise allocation des ressources : Impossible de prioriser les dossiers à fort potentiel
- Relation client dégradée : Relances inappropriées sur des paiements déjà effectués
- Décisions stratégiques erronées : Provisions comptables mal calibrées sans données précises
⚠️ Le coût caché d'un mauvais suivi
Selon une étude AFDCC, les entreprises qui n'ont pas de suivi structuré de leurs créances perdent en moyenne 15% à 25% de leur encours recouvrable chaque année, soit par prescription, soit par abandon faute de visibilité.
Les bénéfices d'un suivi professionnel
- Taux de recouvrement optimisé : +30% en moyenne grâce à des relances ciblées au bon moment
- Réduction des délais de paiement : -20 jours de DSO (Days Sales Outstanding) constatés
- Meilleure relation client : Communication professionnelle et personnalisée
- Anticipation des risques : Identification précoce des débiteurs en difficulté
- Reporting précis : Données fiables pour votre direction financière
Le saviez-vous ?
85% de nos clients affirment que l'accès à notre plateforme de suivi a transformé leur gestion du poste client. Ils passent en moyenne 70% de temps en moins sur le suivi administratif de leurs créances.
Les fonctionnalités de notre suivi
Notre plateforme de suivi de dossiers a été développée en collaboration avec nos clients pour répondre à leurs besoins réels. Voici les fonctionnalités clés qui vous permettent de garder le contrôle total sur vos créances.
1. Tableau de bord personnalisé
Dès votre connexion, accédez à une vue synthétique de votre portefeuille de créances. Indicateurs clés, alertes prioritaires, graphiques d'évolution : tout est conçu pour vous donner une vision instantanée de la situation.
| Indicateur | Description | Fréquence MAJ |
|---|---|---|
| Montant total en cours | Somme des créances actives confiées | Temps réel |
| Taux de recouvrement | % des créances récupérées sur la période | Quotidien |
| Dossiers en alerte | Créances nécessitant une attention particulière | Temps réel |
| Promesses de paiement | Engagements obtenus en attente d'exécution | Après chaque appel |
| Délai moyen de recouvrement | Temps moyen entre transmission et paiement | Hebdomadaire |
2. Historique complet des actions
Chaque dossier dispose d'un journal d'activité chronologique détaillant toutes les interactions avec le débiteur. Vous pouvez ainsi comprendre l'historique complet d'un dossier en quelques minutes.
Réception du dossier
Créance de 8 500 € - Facture F2024-0847
1er appel téléphonique
Contact établi avec M. Dupont (comptable) - Contestation partielle
Envoi mise en demeure
LRAR envoyée - Numéro de suivi : 1A 234 567 890 FR
Relance téléphonique programmée
Rappel prévu suite à réception LRAR
Négociation échéancier
En attente - Dépend de la réponse du débiteur
3. Notifications et alertes intelligentes
Ne manquez plus aucun événement important. Notre système de notifications personnalisables vous alerte en temps réel par email ou SMS selon vos préférences :
- Nouveau paiement reçu sur un dossier
- Promesse de paiement non honorée
- Dossier approchant de la prescription
- Débiteur déclaré en procédure collective
- Rapport hebdomadaire automatique
✓ Conformité RGPD garantie
Toutes les données sont hébergées en France sur des serveurs sécurisés. L'accès est protégé par authentification forte (2FA) et chaque consultation est tracée dans un journal d'audit conforme aux exigences réglementaires.
Le rôle du call center dans le suivi
Notre call center spécialisé en recouvrement est le moteur de votre suivi de dossiers. Chaque téléconseiller est formé aux techniques de négociation amiable et dispose d'outils performants pour documenter chaque interaction en temps réel.
Une équipe dédiée à votre portefeuille
Contrairement aux grandes plateformes industrialisées, nous vous attribuons un gestionnaire de compte dédié qui connaît vos dossiers et vos spécificités métier. Il coordonne l'action des téléconseillers et reste votre interlocuteur privilégié.
| Notre approche | Call center classique | Notre call center |
|---|---|---|
| Interlocuteur | Différent à chaque appel | Gestionnaire dédié |
| Connaissance dossier | Lecture rapide avant appel | Maîtrise complète de l'historique |
| Mise à jour suivi | J+1 à J+3 | Temps réel (<2h) |
| Personnalisation | Scripts standardisés | Approche adaptée au débiteur |
| Taux de recouvrement | 55-65% | 78% en moyenne |
📊 Cas client : Cabinet d'expertise comptable
150 dossiers/anProblématique : Le cabinet gérait ses impayés en interne avec un tableur Excel. Aucune visibilité sur l'historique des relances, perte de temps considérable, taux de recouvrement de 45%.
Solution : Externalisation complète vers notre call center avec accès à la plateforme de suivi. Formation du responsable administratif à l'utilisation du tableau de bord.
Tableaux de bord et reporting
Au-delà du suivi opérationnel de chaque dossier, notre plateforme génère des rapports analytiques pour piloter votre stratégie de recouvrement et alimenter votre direction financière en données fiables.
Rapports disponibles
| Type de rapport | Contenu | Fréquence | Format |
|---|---|---|---|
| Synthèse hebdomadaire | KPIs clés, actions de la semaine, alertes | Chaque lundi | PDF + Email |
| État du portefeuille | Répartition par ancienneté, statut, montant | À la demande | Excel / PDF |
| Analyse de performance | Taux de recouvrement, délais, évolution | Mensuel | PDF interactif |
| Prévisionnel de trésorerie | Encaissements prévisionnels basés sur promesses | Hebdomadaire | Excel |
Personnalisation des rapports
Besoin d'un rapport spécifique pour votre direction ou vos commissaires aux comptes ? Notre équipe peut créer des rapports sur mesure intégrant les indicateurs de votre choix. Cette option est incluse dans nos forfaits Premium.
Intégration avec vos outils métiers
Notre plateforme de suivi n'est pas un système isolé. Elle s'intègre avec votre écosystème logiciel existant pour automatiser les flux de données et éviter les doubles saisies.
Modes d'intégration disponibles
- API REST : Envoi automatique des factures impayées, récupération des statuts en temps réel
- Import/Export fichiers : CSV, Excel via SFTP ou dépôt sur la plateforme
- Connecteurs natifs : Sage, Cegid, QuickBooks, Pennylane, Sellsy...
| Catégorie | Outils compatibles | Niveau d'intégration |
|---|---|---|
| ERP / Comptabilité | Sage, Cegid, SAP, Odoo, Dolibarr | Bidirectionnel |
| Facturation | Sellsy, Axonaut, Pennylane, Quickbooks | Bidirectionnel |
| CRM | Salesforce, HubSpot, Pipedrive | Unidirectionnel (import) |
✓ Accompagnement technique inclus
Notre équipe technique vous accompagne gratuitement dans la mise en place de l'intégration. Documentation API, support développeur, tests en environnement de recette : tout est prévu pour une mise en production fluide.
Comment fonctionne le suivi de dossiers ?
De la transmission de vos créances à leur recouvrement complet, suivez chaque étape en temps réel
Transmission
Envoyez vos créances via la plateforme, API ou fichier
Prise en charge
Analyse et qualification par notre call center sous 24h
Actions
Relances multicanales documentées en temps réel
Suivi
Consultez l'avancement à tout moment sur votre espace
Reporting
Recevez rapports et analyses pour votre pilotage
Questions fréquentes sur le suivi de dossiers
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